Software gestione commesse: la soluzione digitale per aziende orientate al progetto
In molti settori – dall’impiantistica all’edilizia, fino alla manutenzione tecnica – la gestione per commessa è il cuore operativo dell’azienda. Ogni progetto, infatti, rappresenta un insieme complesso di attività, forniture, costi e scadenze da tenere sotto controllo. Ecco perché scegliere un software gestione commesse adeguato non è più un’opzione, ma una necessità. Con TopCloud, Top System propone una soluzione agile e moderna, pensata per semplificare questo tipo di gestione nelle PMI, mentre Gestionale TOP rappresenta l’opzione più strutturata per chi cerca un controllo ancora più approfondito.
Cos’è un software per la gestione commesse
Un software per la gestione commesse permette di tenere traccia di ogni attività legata a un progetto, dalla fase di offerta iniziale fino alla fatturazione e all’analisi dei costi sostenuti. Non si tratta solo di un archivio digitale: è un sistema che collega tra loro preventivi, ordini, acquisti, interventi tecnici, rendiconti e documenti, offrendo una visione completa della commessa in tempo reale.
TopCloud è pensato per essere utilizzato fin da subito, anche da chi non ha familiarità con strumenti gestionali avanzati. Consente la gestione di più commesse e sotto-commesse, associandole a clienti, sedi diverse, o progetti distinti ma correlati. Questo approccio “semplificato” risponde bene alle esigenze operative di tante aziende che cercano uno strumento flessibile e accessibile.
Rendiconto e controllo delle attività
Uno degli strumenti più apprezzati in TopCloud è il rendiconto di commessa, che permette di confrontare i costi reali con quanto preventivato. I materiali utilizzati, le ore di lavoro registrate dagli operatori in campo tramite app, i movimenti di magazzino e le spese sostenute (anche da fatture di acquisto in formato .xml) alimentano automaticamente il rendiconto, fornendo un quadro sempre aggiornato dell’andamento economico del progetto.
Questa funzione si dimostra essenziale per monitorare le marginalità, ridurre le inefficienze e migliorare la redditività aziendale. La possibilità di gestire anche mezzi e attrezzature, attribuendo i relativi costi per ore di utilizzo o chilometraggio, consente un controllo preciso anche sulle risorse indirette.
Magazzino, app e documenti collegati
Nel flusso operativo di una commessa, la gestione dei materiali è centrale. In TopCloud, il carico del magazzino può avvenire direttamente dalle fatture elettroniche dei fornitori (formati .xml, .p7m), evitando doppie registrazioni. Gli scarichi, invece, vengono associati direttamente alle commesse o registrati tramite l’app utilizzata dal personale in campo.
La stessa app multipiattaforma (Android/iOS) permette di acquisire ore di lavoro, materiali utilizzati, compilare rapporti di intervento e geolocalizzare il cantiere, offrendo così un’estensione naturale del software sul territorio. Inoltre hai la possibilità di avere un PDF (rapportino lavoro) dalle registrazioni fatte in APP per commessa.
Preventivi e listini: una base solida
La fase iniziale di ogni commessa è quasi sempre legata a un preventivo dettagliato. In TopCloud è possibile costruire preventivi articolati, suddivisi in capitoli e voci, anche con elementi opzionali. A supporto della redazione, il sistema è compatibile con i principali formati standard dei listini e cataloghi messi a disposizione dalle case costruttrici (.xml, .txt, .csv), così da consentire un caricamento facilitato dei dati e una standardizzazione delle voci di spesa.
Questa struttura consente all’azienda di mantenere coerenza nelle offerte e di facilitare il passaggio da preventivo a rendiconto consuntivo.
La differenza con un ERP completo
TopCloud è una soluzione cloud semplificata, perfetta per aziende che vogliono snellire i flussi legati alla commessa e mantenere un buon livello di controllo economico. Qui la struttura viene resa semplice tra commesse/sottocommesse, e ad ogni sottocommessa corrisponde un intervento eseguito per quel cliente, potendo gestire anche le “destinazioni diverse” e i diversi luoghi dove il cliente deve intervenire.
Tuttavia, per realtà più complesse, che desiderano anche una gestione fiscale interna, analisi degli indici di bilancio e un controllo multi-livello delle performance, Top System propone Gestionale TOP, che – oltre a consentire una personalizzazione più spinta dei processi – offre la tenuta della contabilità in partita doppia sino al Bilancio, fondamentale per tener sotto controllo aziende di maggiori dimensioni, lasciando al commercialista la sola contabilità fiscale.
Scegliere il giusto software gestione commesse significa migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e aumentare la competitività. TopCloud è la scelta giusta per le aziende che cercano una soluzione moderna, cloud-based, e centrata sulle esigenze pratiche.
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